Mailová konference a GoogleGroups: k čemu je a jak ji vytvořit

O mailové konferenci

Jak to funguje?

Jednoduše. Vytvoří se centrální emailová adresa, ke které se zaregistrují uživatelé skupiny. Cokoli se odešle na centrální adresu, okamžitě se přepošle všem k odběru zaregistrovaným členům.

K čemu je to dobré?

Mailová konference slouží ke zjednodušení komunikace, například mezi členy různých spolků, fór, zájmových sdružení a podobně.

Vytvoření mailové konference

Mailovou konferenci lze vytvořit třemi hlavními způsoby - obyčejnou mailovou schránkou s filtrem, speciální aplikací a nebo nejjednodušeji pomocí Google Groups.

První dva způsoby jsou trochu ošemetné.

U obyčejné mailové schránky musíte ručně vytvořit filtr se seznamem adres, na které se budou příchozí maily přeposílat a k tomu ještě nezapomenout vytvořit filtr, který přepošle jen maily z adres členů (proti spamu!). Je nutné dávat zvláštní pozor při přidávání dalších členů (ze zmíněného důvodu). Řešení je to podle mě dost krkolomné, protože vše budete muset dělat ručně, včetně případného zrušení členství (odhlášení odběru).

Speciální aplikací mám na mysli serverovou aplikaci, která je k tvorbě mail konference přímo určena - např. projekt Mailman. K tomu ale potřebujete místo na serveru s patřičným nastavením a podporou odesílání většího množství mailů, což na freehostinzích patrně nenajdete. Navíc tomu musíte aspoň trochu rozumět:-)

Vytvoření mail konference pomocí GoogleGroups je nejjednodušší. Pojďme se podívat, jak na to...

Vytvoření mail konference pomocí GoogleGroups

Vytvořením skupiny získáte centrální adresu s ošetřením proti spamu, s možností odkazem se odhlásit z odebírání diskuze, inteligentním oznámením, pokud budete psát na adresu skupiny jako nečlen (přijde mail s upozorněním, že Vaše zpráva nebude doručena, protože nejste členem skupiny). Dále možnost diskuze i přímo přes webové rozhraní skupiny (nejen přes mail), jednoduchou správu skupiny a uživatelů včetně možnosti nastavení více správců a další.

Krok 1: Účet Google

K vytvoření účtu k tvorbě mail konference (alias Skupiny) nemusíte mít Gmail, ale potřebujete mít účet u Google, který se registruje na nějakou Vaši emailovou adresu. Pokud tedy nemáte, jednoduše a rychle si vytvořte nový účet Google.

Krok 2: Vytvoření skupiny

Přejděte na stránku http://groups.google.com/ a klikněte na tlačítko Vytvořit skupinu. Pokud jste nebyli přihlášeni, přihlaste se k svému účtu Google (viz výše).

Vytvoření skupiny

Krok 3: Název skupiny a další údaje

V dalším okně zadejte název skupiny, požadovanou emailovou adresu skupiny, popis skupiny a nastavení přístupu (doporučuji dle obrázku, dá se případně změnit) a klikněte na tlačítko Vytvořit moji skupinu. Poté ještě budete vyzvání k opsání kontrolního kódu.

Název skupiny a další údaje

Krok 4: Zadání emailových adres členů

V dalším kroku můžete zadat adresy členů, nebo jej přeskočit a zadat je až v administraci (doporučuji).

Zadání emailových adres členů

Krok 5: Pozvání členů a nastavení skupiny

Tím je skupina vytvořena. Nyní můžete pozvat další členy a nastavit skupinu dle Vašich potřeb. A vesele ji začít využívat!

Pozvání členů a nastavení skupiny